Besucherverwaltung mit Alarmmodus

Einstieg und Anmeldung

kubisch.besuch läuft im Browser – am Empfangs-PC, auf dem Handy, ohne Installation. Jede Firma hat eine eigene Adresse, z. B. besuch.kubisch.consulting/uku. Mitarbeiter melden sich zentral unter besuch.kubisch.consulting/anmelden mit E-Mail und Passwort an und landen automatisch bei ihrer Firma.

Jede Person hat ein eigenes Konto. Für einen geteilten Empfangs-PC ist ein Kiosk-Modus vorgesehen (noch in Arbeit).

Übersicht – Wer ist im Haus

Die Startseite zeigt live, wer gerade im Haus ist. Sie aktualisiert sich alle fünf Sekunden von selbst.

• Kennzahlen: im Haus · erwartet · warten am Empfang (Selbstregistrierungen, die noch bestätigt werden müssen) · Karten offen · heute gegangen.
• Liste: Besucher, Status, Kartennummer, Gastgeber, Ankunftszeit, Standort. Klick auf den Namen öffnet den Besuch.
• Auschecken direkt in der Zeile; mit dem Häkchen „Karte zurück“ wird die Zutrittskarte gleichzeitig als zurückgegeben erfasst.
• Walk-in erfassen: Besucher ohne Einladung direkt am Empfang anlegen und einchecken – Name, Firma, Gastgeber, Gruppe, Mobilnummer/E-Mail, Kartennummer.

Besuch im Detail

Jeder Besuch hat eine eigene Seite mit allen Aktionen:

• Karte zuordnen: Kartennummer eintippen und „Karte zuordnen“ – die Nummer erscheint in der Übersicht, offene Karten werden gezählt.
• Auschecken durch den Empfang, falls der Besucher es nicht selbst macht.
• Persönlicher Link: die Adresse, die der Besucher per E-Mail (oder SMS) erhalten hat. Darüber checkt er ein und aus und bestätigt im Alarmfall „Ich bin in Sicherheit“.
• Verlauf: jedes Ereignis zu diesem Besuch mit Zeit und Verursacher – unveränderbar.

Besucher einladen

1. Name (Pflicht), Firma, E-Mail und/oder Mobilnummer, Datum und Uhrzeit eintragen.
2. Gastgeber tippen – die Vorschlagsliste merkt sich jeden Namen, der schon einmal eingetragen wurde. Es müssen also keine 300 Mitarbeiter gepflegt werden.
3. Gruppe wählen (Gast, Dienstleister, Bewerber, Lieferant) und „Einladung senden“.

Der Besucher erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link (in der SMS-Version zusätzlich per SMS). Bei Ankunft tippt er auf den Link und ist eingecheckt – ohne App. Der Gastgeber bekommt die Ankunftsmeldung per E-Mail.

Die Seite des Besuchers (Handy)

Der Besucher sieht auf seinem Handy nur das Nötige: Firma und Standort, seinen Status, einen großen Button zum Ein- bzw. Auschecken und den Sammelplatz für den Notfall. Diese Seite ist auch das Ziel der 16-Uhr-Erinnerung („Sind Sie noch im Haus?“ – Antwort: Ja oder Auschecken) und der Alarmmeldung („Ich bin in Sicherheit“).

QR-Aushang – Besucher ohne Einladung

Unter „Aushang“ gibt es ein A4-Blatt zum Ausdrucken für Eingang und Empfang. Ein spontaner Besucher scannt den QR-Code mit der Kamera-App, trägt Name, Firma und Ansprechpartner ein – und erscheint sofort in der Übersicht unter „warten am Empfang“. Der Empfang muss nur noch bestätigen (und ggf. eine Karte zuordnen). Ein zweiter Scan am Empfang als Bestätigung ist als Einstellung vorgesehen.

Alarmmodus

Auslösen (Administrator oder Sicherheitsbeauftragter): Standort wählen – die Zeile zeigt, wie viele gerade anwesend sind und welcher Sammelplatz gilt –, Art „Echter Alarm“ oder „Probealarm“, Nachricht prüfen, „Alarm jetzt auslösen“.

Was dann automatisch passiert:

1. Das Anwesenheitsbild wird eingefroren – die Evakuierungsliste ist genau der Stand zum Auslösezeitpunkt.
2. Alle anwesenden Besucher erhalten die Nachricht mit Sammelplatz und dem Link „Ich bin in Sicherheit“ (E-Mail; in der SMS-Version per SMS).
3. Alle Mitarbeiterkonten werden per E-Mail informiert.
4. In allen Ansichten erscheint der rote Alarmbanner.

Wer nach dem Auslösen noch eincheckt oder sich meldet, wird der Liste automatisch hinzugefügt.

Evakuierungsliste: Kennzahlen in Sicherheit / ohne Rückmeldung / benachrichtigt / zugestellt. Je Besucher: Karte, Gastgeber, Zustellstatus der Nachricht und die Rückmeldung – per Link durch den Besucher oder manuell „Am Sammelplatz gesehen“ durch den Mitarbeiter. Bemerkungen („Feuerwehr 10:52 eingetroffen“) sind nicht löschbar.

Entwarnung geben steht im roten Banner (Übersicht Alarm und Evakuierungsliste), zur Sicherheit zweimal klicken. Danach wird das Protokoll mit SHA-256 versiegelt und an alle Administratoren und Sicherheitsbeauftragten gemailt; Besucher erhalten die Entwarnung. „Protokoll (Druck/PDF)“ liefert das Dokument für Behörden und Audits.

Protokoll

• Zeitraum: aktuelle Woche, Vorwoche, aktueller Monat, Vormonat (bei mehreren Standorten zusätzlich Standortfilter).
• Besuche: Datum, Besucher, Gastgeber, Check-in/-out mit Art (Link, QR, Empfang, automatisch), Dauer, Karte, Status. Offene Karten sind markiert.
• Drucken/PDF öffnet ein druckfertiges Dokument (A4 quer); CSV (Excel) lädt die Liste herunter.
• Senden an: Konto aus der Liste wählen → E-Mail mit HTML-Protokoll und CSV als Anhang. Ein automatischer wöchentlicher/monatlicher Versand ist geplant.
• Alarme und Übungen des Zeitraums stehen unter der Liste mit Link zum Alarmprotokoll.

Das Ereignisprotokoll zeigt jedes Ereignis des Zeitraums: Registrierung, Anmeldungen, Check-ins, Nachrichten, Alarme, Änderungen an Konten – mit Zeit, Verursacher und Details. Es wird nur ergänzt, nie geändert oder gelöscht (Audit-Trail, DSGVO-Auskunft, ISO 27001/TISAX).

Mitarbeiter, Bereiche, Gastgeber

• Konten: nur für Personen, die das System bedienen. Einladen mit Name, E-Mail, Rolle, Bereich, Mobilnummer → die Person erhält einen Link (7 Tage) und setzt ihr Passwort selbst. Rolle ändern, deaktivieren, Einladung erneut senden.
• Bereiche: Abteilungen wie Vertrieb, Technik – erscheinen in der Vorschlagsliste („Müller (Vertrieb)“) und auf dem QR-Aushang.
• Gastgeber: die automatisch wachsende Liste aller Namen, die beim Einladen oder am Aushang eingetragen wurden. Hier können E-Mail (für die Ankunftsmeldung), Mobil und Bereich ergänzt, Einträge ausgeblendet oder Dubletten zusammengeführt werden. Wer ein Konto gleichen Namens hat, wird automatisch verknüpft.

Datenschutz und Aufbewahrung

• Hosting in Deutschland (Alfahosting), Auftragsverarbeitungsvertrag wird bei der Registrierung akzeptiert.
• Besucherdaten werden nach der eingestellten Frist automatisch anonymisiert (Standard 90 Tage, maximal 18 Monate). Das Ereignisprotokoll und die versiegelten Alarmprotokolle bleiben ohne personenbezogene Kontaktdaten erhalten.
• Jeder Mitarbeiter arbeitet mit eigenem Konto; alle Aktionen sind nachvollziehbar.
• Datenschutzhinweis für Besucher auf der Selbstregistrierung und in jeder Nachricht.

Stand der Umsetzung

Umgesetzt (Oktober 2026): Registrierung mit Vertrag und Bestätigungslink, Anmeldung, Übersicht, Einladen, Walk-in, QR-Aushang mit Selbstregistrierung, Zutrittskarten, Besucherseite mit Check-in/-out, 16-Uhr-Erinnerung und Auto-Checkout (Cron), Alarmmodus mit Evakuierungsliste, Rückmeldung, Entwarnung und versiegeltem Protokoll, Protokoll mit Zeitraum, Druck, CSV und Versand, Mitarbeiter/Bereiche/Gastgeber, Löschlauf, Monatsabrechnung (Cron).

In Arbeit: Einstellungen (Erinnerungsuhrzeit, Sammelplatz, Unterweisungstext, SMS-Schalter, Standorte, Aufbewahrungsdauer), automatischer Protokollversand, Abrechnungsvorschau, Kiosk-Modus. SMS-Versand ist vollständig vorbereitet und wird mit dem seven.io-Zugang freigeschaltet.