Foto, PDF oder E-Rechnung
Am Handy oder im Browser, ohne App. Eigene Daten sind vorbelegt; Datum, Betrag und Aussteller kommen bei ZUGFeRD direkt aus der Rechnung.
Belegfreigabe für eGECKO · persönlich betreut
Der Beleg kommt
fertig an.
Eigenbelege landen heute als Foto im Rechnungseingang – ohne Konto, ohne Kostenstelle, ohne Freigabe. kubisch.vorbeleg erfasst sie vorher, holt die Freigabe entlang der Kostenstellen ein und übergibt sie buchungsfertig an eGECKO.
✓Konto und Steuersatz aus der Belegart✓Freigabe entlang der Kostenstellen✓ZUGFeRD ohne KI gelesen✓Erinnerung per SMS✓eGECKO bucht sofort✓Persönlicher Ansprechpartner
Vom Foto bis zur Buchung
Ein einfacher Weg für Mitarbeiter.
Ein sauberer Beleg für die Buchhaltung.
Die Funktionen greifen ineinander: Der Mitarbeiter wählt eine Belegart und eine Kostenstelle, der Verantwortliche klickt auf „Freigeben", und eGECKO bekommt einen Beleg, der sofort gebucht werden kann.
Taxi, Bewirtung, Hotel – fertig
Der Mitarbeiter wählt die Belegart, kubisch.vorbeleg setzt Sachkonto und Steuersatz. Niemand außerhalb der Buchhaltung sieht eine Kontonummer.
Besonderheit von kubisch.vorbelegDie Hierarchie ist der Workflow
Jede Kostenstelle hat ein oder zwei Verantwortliche. Daraus ergibt sich die Freigabekette – ohne Workflow-Designer, ohne Regeln pflegen.
Besonderheit von kubisch.vorbelegEin Klick, auch aus der Mail
Beide Verantwortlichen bekommen die Aufgabe, einer erledigt sie. Oder beide müssen – Vier-Augen-Prinzip pro Kostenstelle. Nach Frist Erinnerung per SMS, dann Eskalation.
Wer, wann, Ergebnis
Jeder Schritt wird festgehalten. Das Freigabeprotokoll wird als eigenes PDF mit dem unveränderten Original übergeben – GoBD-konform.
eGECKO holt ab und bucht
Ein Scripttask holt Original, Protokoll und Buchungsdaten ab, importiert ins Rechnungseingangsbuch und meldet die Belegnummer zurück. Der Mitarbeiter ist Kreditor, die Erstattung läuft über den Zahllauf.
Besonderheit von kubisch.vorbelegMehr als ein Belegupload
Das Problem entsteht nicht beim Buchen. Es entsteht davor.
Reisekostenprogramme sind für die Monatsabrechnung gebaut, nicht für den Taxibeleg von gestern. Und das Rechnungseingangsbuch kann aus einem Foto keine Buchung machen. Zwei Funktionen schließen die Lücke.
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Qualifizierung vor dem Import
Kreditor, Sachkonto, Steuersatz, Kostenstelle und Freigabe sind da, bevor der Beleg in eGECKO ankommt. Die Buchhaltung bucht – sie fragt nicht mehr nach.
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E-Rechnung ohne KI, Foto mit KI nur auf Wunsch
ZUGFeRD und XRechnung werden aus den Strukturdaten gelesen – inklusive, fehlerfrei. Für Fotos und Scans gibt es die KI-Erkennung als Add-on. Sie entscheiden, ob Belege an eine KI gehen.
Der Standard: Kostenstellen mit Verantwortlichen.
Alle Funktionen im Überblick →Kostenstellen anlegen, je Kostenstelle ein oder zwei Verantwortliche – in zehn Minuten eingerichtet, per CSV auch für 200 Kostenstellen. Wer selbst einreicht, wird nie selbst Freigeber: dann entscheidet die nächste Ebene.
So läuft ein Beleg
Vier Stationen. Keine Nachbearbeitung.
Mitarbeiter und Verantwortliche brauchen nichts zu installieren. Browser oder Handy genügt.
Foto, Belegart, Kostenstelle
Der Mitarbeiter lädt den Beleg hoch und wählt zwei Dinge aus. Konto und Steuer setzt das System.
Ein Klick, auch per Mail-Link
Der Verantwortliche sieht Original und Daten, klickt freigeben oder ablehnen – mit Begründung.
SMS, dann Eskalation
Bleibt ein Beleg liegen, erinnert das System per SMS und reicht ihn nach Frist eine Ebene hoch.
eGECKO bucht sofort
Original, Protokoll und Buchungsdaten werden abgeholt, gebucht, die Belegnummer kommt zurück.
So sieht es aus
Drei Sichten. Ein Datenstand.
Der Admin sieht alle Belege, Kostenstellen und die Übergabe an eGECKO. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Belege – am Desktop oder am Handy, ohne App.
Einfach kalkulierbar
Drei Pakete. Ein Preis pro Monat.
Keine Gebühr pro Nutzer, keine Mindestlaufzeit, Betrieb in Deutschland inklusive. Jederzeit zum Monatsende kündbar. Preise netto.
Start
Der Kernprozess
59 €im Monat
bis 10 Nutzer · 100 Belege im Monat
- Erfassen, freigeben, an eGECKO übergeben
- Belegarten mit Konto und Steuersatz
- ZUGFeRD direkt gelesen
Alle Leistungen anzeigen
Erfassung
- Browser und mobil (Web-App, Kamera)
- Belegarten → Sachkonto / Steuersatz
- Kostenstellen-Auswahl
- ZUGFeRD / XRechnung auslesen
- Entwurf speichern, Dublettenprüfung
- Bewirtung (Teilnehmer / Anlass)
- KI-Belegerkennung als Add-on
Freigabe
- Kostenstellenhierarchie, 1–2 Verantwortliche
- Vertretung automatisch: einer gibt frei
- Keine Selbstfreigabe
- Freigeben / Ablehnen mit Protokoll
- Benachrichtigung per E-Mail
Übergabe
- Export-Paket: Original + Protokoll-PDF + JSON
- Abhol-API für den eGECKO-Scripttask
- Status „gebucht" mit Belegnummer
Verwaltung & Betrieb
- Stammdaten, Rollen Admin / Mitarbeiter
- Übersicht offene Freigaben
- Shared-Betrieb in Deutschland, AV-Vertrag
- Support per E-Mail
- Einrichtung eGECKO: einmalige Pauschale
Empfohlen
Business
Komfort und Tempo
249 €im Monat
bis 50 Nutzer · 500 Belege im Monat
- Alles aus Start
- Freigabe per Mail-Link, Erinnerung und Eskalation per SMS
- Vier-Augen-Prinzip, Sammelbeleg, Dashboard
Alle Leistungen anzeigen
Zusätzlich zu Start
- Sammelbeleg / Reise: mehrere Belege, eine Freigabe
- Plausibilitätsregeln: Betragsgrenzen, Belegalter
- Vier-Augen-Modus pro Kostenstelle
- Freigabe per Mail-Link, ohne Anmeldung
- Erinnerung und Eskalation per E-Mail und SMS – alle SMS inklusive
- Rückfrage-Thread zwischen Freigeber und Einreicher
- Rolle Buchhaltung
- CSV-Import für Kostenstellen, Nutzer, Kreditoren
- Gültigkeitszeiträume für Kostenstellen und Verantwortliche
- Dashboard: Durchlaufzeit, Belege je Kostenstelle
- Monatlicher Backup-Nachweis und Komplettexport
- Support per E-Mail und Telefon
- KI-Belegerkennung als Add-on
- DATEV / CSV-Export als Add-on
- Einrichtung eGECKO: einmalige Pauschale
Professional
Betrieb, Compliance, Integration
499 €im Monat
Nutzer und Belege unbegrenzt · eigener Server
- Alles aus Business
- Dedizierter Server, eigene Domain, SLA 99,5 %
- KI-Erkennung 500 Belege im Monat inklusive
Alle Leistungen anzeigen
Zusätzlich zu Business
- Dedizierter Server, eigene Domain, SLA 99,5 %
- KI-Belegerkennung: 500 Belege im Monat inklusive
- Betragsabhängige Freigabestufen
- DATEV / CSV-Export inklusive, weitere Zielsysteme auf Anfrage
- Audit-Log für alle Einstellungen
- SSO mit Microsoft Entra
- Mehrere Mandanten (Konzern)
- Täglicher Backup-Nachweis und Komplettexport
- Fester Ansprechpartner, Wartungsfenster nach Absprache
- Einrichtung eGECKO inklusive
- Staffelpreis ab 100 Nutzern
Add-ons
KI-Belegerkennung für Fotos und Scans: 0,15 € je Beleg oder 100 Belege für 12 € · DATEV / CSV-Export (Business): 29 € im Monat · Einrichtung der eGECKO-Anbindung (Start, Business): einmalig nach Aufwand, in der Regel 1.500 bis 3.000 € · Preise netto
Alle SMSinklusive
UK
Direkt mit dem Spezialisten
Ich bin Ulf Kubisch.
Ich berate seit 15 Jahren eGECKO-Anwender – unabhängig vom Hersteller. kubisch.vorbeleg ist aus dem entstanden, was in Projekten immer wieder auffiel: Belege, die zu früh im Rechnungseingang landen. Ich richte Belegarten, Kostenstellen und den Scripttask mit Ihnen ein und bleibe Ihr Ansprechpartner.
Das Versprechen
Kein Beleg erreicht eGECKO, bevor er freigegeben ist.
Jeder Beleg hat Kreditor, Sachkonto, Steuersatz und Kostenstelle, bevor er übergeben wird. Jede Freigabe ist dokumentiert. Das Original bleibt unverändert, das Protokoll ist ein eigenes Dokument.
„Persönlich eingerichtet und langfristig betreut von Ulf Kubisch."
Ablauf persönlich besprechenWas wir nicht machen
Keine Reisekostenabrechnung mit Pauschalen und Verpflegungsmehraufwand, keine Firmenkreditkarten, keine Buchhaltung. kubisch.vorbeleg macht eine Sache: Eigenbelege sauber in Ihr System bringen.
Datenschutz
Betrieb in Deutschland, AV-Vertrag, SHA-256-Prüfsumme je Dokument. KI-Erkennung nur als Add-on und abschaltbar – ohne sie verlässt kein Beleg Ihren Mandanten.
Direkt mit dem Spezialisten
30 Minuten, dann wissen Sie, ob es passt.
Ich zeige Ihnen den Ablauf an Ihren eigenen Belegarten und Kostenstellen. Erzählen Sie mir kurz, wie Eigenbelege bei Ihnen heute ankommen. Ich melde mich direkt bei Ihnen.