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Was kubisch.vorbeleg kann.

Vom Foto bis zur Buchung in eGECKO. Alles, was Sie brauchen, damit Eigenbelege vollständig und freigegeben ankommen – ohne App für Ihre Mitarbeiter und ohne Nachbearbeitung in der Buchhaltung.

In allen Paketen (Start, Business, Professional)ab Businessab dem Paket BusinessProfessionalnur im Paket ProfessionalAdd-ongegen AufpreisNur bei kubisch.vorbeleg

01Erfassung

Foto, PDF oder E-Rechnung. Am Handy oder im Browser, ohne App. So wenig tippen wie möglich.

Erfassung im Browser: Kreditor, Anlass, Datum, Bruttobetrag, Belegart, Kostenstelle – mehr nicht
Mobil als Web-App: Kamera-Upload, zum Startbildschirm hinzufügen, kein App-Store
Eigene Daten vorbelegt: Name, Kreditornummer, Standard-Kostenstelle
ZUGFeRD / XRechnung: Datum, Betrag, Aussteller, Steuer direkt aus dem XML – ohne KI, inklusive
Upload Foto, PDF, ZUGFeRD; Original wird unverändert gespeichert, SHA-256-Prüfsumme
Entwurf speichern, später vervollständigen
Dublettenprüfung: gleicher Betrag, Datum, Aussteller → Warnung vor dem Einreichen
Bewirtungsbeleg: Teilnehmer und Anlass werden abgefragt – entfällt, wenn sie auf dem Beleg stehen
Sammelbeleg / Reise: mehrere Belege zu einem Anlass, eine Freigabe
Plausibilitätsregeln je Belegart: Betragsgrenze, Belegalter, Pflichtfelder
KI-Belegerkennung für Fotos und Scans: Felder werden vorgeschlagen, Mitarbeiter bestätigt. Abschaltbar. In Professional 500 Belege im Monat inklusive

02Belegarten und Konten

Der Mitarbeiter wählt „Taxi". Sachkonto und Steuersatz setzt das System.

Belegarten mit Sachkonto und Steuersatz – vom Admin einmal gepflegt
Standard-Belegarten vorbelegt: Bewirtung, Taxi, Bahn, Hotel, Parken, Bürobedarf, Sonstiges
Zusatzfelder je Belegart (z. B. Teilnehmer bei Bewirtung)
Netto und Steuerbetrag werden aus Brutto und Steuersatz berechnet
Kontonummern nur für Admin und Buchhaltung sichtbar
Rolle Buchhaltung kann Belegart und Konto vor dem Export korrigieren

03Freigabe

Die Kostenstellenhierarchie ist der Workflow. Verantwortliche hinterlegen, fertig.

Freigabe entlang der Kostenstellen: Beleg hat eine KSt, die KSt hat Verantwortliche
Ein oder zwei Verantwortliche je Kostenstelle
Vertretung automatisch: beide bekommen die Aufgabe, einer erledigt sie, der andere wird informiert
Vier-Augen-Prinzip: pro Kostenstelle einstellbar, dass beide freigeben müssen
Keine Selbstfreigabe: reicht ein Verantwortlicher selbst ein, entscheidet die nächsthöhere Ebene
Freigeben oder Ablehnen mit Begründung; Ablehnung geht zur Korrektur zurück, Historie bleibt
Aufgabenliste „Meine Freigaben" – Desktop und Handy
Ansicht für den Freigeber: Original, erfasste Daten, bisheriges Protokoll
Freigabe per Mail-Link: ein Klick, ohne Anmeldung
Rückfrage ohne Ablehnung: Kommentar-Thread zwischen Freigeber und Einreicher
Betragsabhängige Freigabestufen: bis X € eine Ebene, darüber zwei

04Erinnerung und Eskalation

Bleibt ein Beleg liegen, handelt das System – per Mail und SMS.

Benachrichtigung per E-Mail: neue Aufgabe, Ergebnis an den Einreicher
Erinnerung nach Frist per E-Mail und SMS – alle SMS inklusive
Eskalation nach weiterer Frist an die nächsthöhere Kostenstelle, Kopie an den Admin
Fristen je Mandant einstellbar (Standard: Erinnerung nach 2, Eskalation nach 5 Arbeitstagen)
Benachrichtigungskanal je Nutzer: Mail, SMS oder beides
Lücke in der Hierarchie (keine Verantwortlichen): Aufgabe geht an den Admin, Hinweis im Protokoll

05Protokoll

Wer hat wann was freigegeben? Steht im Protokoll, das mit dem Original übergeben wird.

Freigabeprotokoll je Beleg: Ebene, Verantwortliche, Bearbeiter, Zeitstempel, Ergebnis, Kommentar
Hinweise im Protokoll: Dubletten-Warnung bestätigt, Vertretungsfall, Eskalation
Protokoll als eigenes PDF – das Original bleibt unverändert (GoBD)
Alle Runden bleiben erhalten, auch nach Ablehnung und erneuter Einreichung
Ab Freigabe sind Belegdaten unveränderbar

06Übergabe an eGECKO

Freigegebene Belege liegen als Paket bereit. eGECKO holt ab, bucht und meldet zurück.

Export-Paket je Beleg: Originaldokument + Freigabeprotokoll (PDF) + Buchungsdaten (JSON)
Abhol-API für den eGECKO-Scripttask: Liste, Download, Quittierung
Buchungsdaten: Kreditor, Sachkonto, Steuersatz, Kostenstelle, Datum, Beträge
Mitarbeiter als Kreditor: Erstattung läuft über den normalen Zahllauf
Status „gebucht": eGECKO meldet die Belegnummer zurück
Sperre nach Übergabe: Beleg im Portal unveränderbar, Storno nur im Folgesystem
DATEV / CSV-Export für Kunden ohne eGECKO (Business als Add-on, Professional inklusive)
Weitere Zielsysteme auf Anfrage

07Verwaltung

Einmal einrichten, dann läuft es. Stammdaten kommen per CSV.

Stammdaten: Kostenstellen mit Hierarchie und Verantwortlichen, Belegarten, Nutzer, Kreditoren
Rollen Admin und Mitarbeiter
Rolle Buchhaltung: sieht alles Freigegebene, korrigiert, löst Export aus
CSV-Import für Kostenstellen, Nutzer, Kreditoren
Gültigkeitszeiträume für Kostenstellen und Verantwortliche
Audit-Log: jede Einstellungsänderung nachvollziehbar
SSO mit Microsoft Entra
Mehrere Mandanten je Kunde (Konzern)

08Auswertung

Wo hängt es, wie lange dauert es, was kostet welche Kostenstelle.

Übersicht: offene Freigaben je Verantwortlichem, Belege je Status
Dashboard: Durchlaufzeit, Belege je Kostenstelle und Monat, Beträge

09Datenschutz und Betrieb

Betrieb in Deutschland. KI nur, wenn Sie es wollen.

Betrieb in Deutschland, AV-Vertrag
KI-Erkennung nur als Add-on und abschaltbar – ohne sie verlässt kein Beleg Ihren Mandanten
Originale unveränderbar, SHA-256-Prüfsumme je Dokument
Nur HTTPS, Zugriff auf Dokumente nur mit Rechteprüfung
Backup-Nachweis und Komplettexport: monatlich (Business), täglich (Professional)
Dedizierter Server, eigene Domain, SLA 99,5 %
Wartungsfenster nach Absprache

10Pakete und Preis

Ein Preis pro Monat. Keine Gebühr pro Nutzer, keine Mindestlaufzeit.

Start 59 € im Monat: bis 10 Nutzer, 100 Belege – der Kernprozess
Business 249 € im Monat: bis 50 Nutzer, 500 Belege – Komfort und Tempo
Professional 499 € im Monat: unbegrenzt, eigener Server – Betrieb, Compliance, Integration
Jederzeit zum Monatsende kündbar, Preise netto
Betrieb und alle SMS im Preis enthalten
KI-Belegerkennung: 0,15 € je Beleg oder 100 Belege für 12 €
Einrichtung der eGECKO-Anbindung als Einmalleistung (Start, Business); in Professional inklusive
Support: E-Mail (Start), E-Mail und Telefon (Business), fester Ansprechpartner (Professional)
Bereit?

Ablauf an Ihren Belegarten durchgehen.

Persönlich sprechen