Professionelle Prozessberatung, Projektmanagement, Design-Lösungen und KI-gestützte Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen
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Fertige Lösungen und kleine Helfer, die aus unserer eigenen Praxis entstanden sind — erst im eigenen Betrieb erprobt, dann weitergegeben.
Alles hier ist zuerst im eigenen Betrieb entstanden und dort im Einsatz, bevor wir es weitergeben. Was sich nicht bewährt, steht nicht auf dieser Seite.
Leistungsnachweis, Eigenbeleg, Stundenliste: im Finder markieren, Rechtsklick, fertig. Die Rechnung selbst wird dabei nicht angefasst.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit einem eingebetteten Datensatz namens factur-x.xml.
Wer so eine Datei in der macOS-Vorschau öffnet, Seiten anhängt und speichert, bekommt ein PDF
zurück, das genauso aussieht wie vorher — nur ist der Datensatz weg.
Damit ist es keine E-Rechnung mehr, sondern das Bild einer Rechnung. Auffallen tut das erst beim Empfänger, dessen Eingangsverarbeitung nichts zu lesen findet. Und weil bei hybriden Formaten umsatzsteuerlich der strukturierte Teil maßgeblich ist, ist das kein Schönheitsfehler.
Rechnung und Anlagen zusammen auswählen — die Reihenfolge spielt keine Rolle. Unter Schnellaktionen steht ZUGFeRD: Anlagen anhängen.
Sie sehen, welche Datei als Rechnung erkannt wurde, welches Profil sie hat, ob die PDF/A-Stufe erhalten geblieben ist und wie sich der Datensatz verändert hat.
Die neue Datei bekommt den Zusatz _mit_Anlagen. Ihre Ausgangsdateien bleiben
unangetastet liegen — nichts wird überschrieben.
Im Anlagenbereich stehen der Rechnungsdatensatz und Ihre Anlage nebeneinander. Genau so findet sie auch die Buchhaltung auf der Gegenseite.
Ein Archiv mit der Schnellaktion, dem Skript und einem Installationsprogramm. Zwei Minuten, dann steht der Eintrag im Finder.
ZUGFeRD-Anlagen.zip · ca. 16 KBVoraussetzung: macOS und ein installiertes Python 3
(Xcode Command Line Tools oder Homebrew). Das Installationsprogramm legt sich eine eigene
Umgebung unter ~/.zugferd an und lässt Ihr System-Python in Ruhe.
1 Installieren.command → Öffnen,
im Hinweisfenster noch einmal Öffnen. Der Rechtsklick ist nötig, weil
macOS geladene Skripte sonst blockiert.Erscheint er nicht sofort, einmal ab- und wieder anmelden.
In Vorbereitung. Dort wird es ein Eintrag im Kontextmenü des Explorers, der Ablauf bleibt derselbe. Wenn Sie es brauchen, sagen Sie kurz Bescheid — dann rückt es nach vorn.
Kostenlos und ohne Gewähr. Das Werkzeug verändert Ihre Rechnungsangaben nicht, ersetzt aber keine Prüfung: Sehen Sie sich das Ergebnis vor dem Versand an, im Zweifel mit einem ZUGFeRD-Validator. Bei Fragen zum Einsatz im laufenden Rechnungsprozess sprechen Sie uns an.
Mail, Kalender, Aufgaben, Kunden und Vorgänge — alles in einer Oberfläche. Basiert ausschließlich auf Google-Diensten, die du bereits nutzt. Kein Datentransfer, keine Drittanbieter, keine Abonnements.
| Datum | Kunde | Typ | Betreff | Betrag | Status | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 15.03.2026 | Müller GmbH K-001 |
Rechnung | RE-2024-42 – Wartung März | 320,00 € | offen | → Gmail |
| 08.03.2026 | Schreiber HT K-002 |
Rechnung | RE-2024-39 – Heizungswartung | 185,00 € | überfällig | → Gmail |
| 05.03.2026 | Kunze Elektro K-004 |
Anruf | Rückruf wegen Angebot | — | erledigt | — |
Rechnungen aus deinem Postfach und deinem Google-Drive-Ordner landen automatisch als fertig kontierte Belege im System — erkannt von KI, geprüft von dir. Läuft auf deinem eigenen Webspace. Keine Lizenzkosten, deine Daten bleiben bei dir.
Demo ausprobierenGebaut aus der Praxis eines Selbstständigen: weniger Schuhkarton, mehr Überblick — und keine bösen Überraschungen beim Steuerberater.
Postfach und Drive-Ordner werden stündlich gelesen — jede Rechnung wird erkannt und fertig vorbereitet.
Bank-Import (CAMT) mit automatischer Zuordnung — und der entscheidenden Frage: Wo fehlt ein Beleg?
Zahlen wie vom Profi — direkt im Browser, als PDF druckbar.
Kein fremdes Portal, kein Abo, kein Vendor-Lock-in.
Das Besondere: Du kannst dein System selbst weiterentwickeln — ich zeige dir wie.
Briefe vom Amt, Bescheide, Verträge, Versicherungspost — alles, was kein Zahlungsbeleg ist, wandert automatisch ins Archiv. Und zwar so, dass du es in Sekunden wiederfindest, wenn es darauf ankommt.
Du brauchst kein IT-Wissen — nur drei Zugänge. Den Rest übernehme ich.
Kostenloses Gespräch: Was brauchst du, was bringt dir das System? Ehrliche Antwort — auch wenn sie „brauchst du nicht“ lautet.
Du besorgst drei Dinge (ich leite dich an): eigenes Webhosting mit PHP, ein Google-Konto mit Drive, einen Claude-KI-Zugang.
Ich installiere alles lauffähig auf deinem Webspace: App, Mail- und Drive-Automatik, Bank-Import, Stammdaten — und weise dich ein.
Alt-Belege in den Drive-Ordner kippen, das System arbeitet sie ab. Ab dann prüfst du nur noch, was von allein hereinkommt.
Die Software selbst kostet keine Lizenz. Du zahlst die Einrichtung — und danach nur, wenn du mehr willst.
Erzähl mir, wie deine Belege heute laufen — ich zeige dir, wie sie von allein laufen. Unverbindlich, auf Augenhöhe, aus der Praxis.
Jetzt Kontakt aufnehmenProzessberatung für die Integration der Module:
Wir unterstützen Sie bei der Erarbeitung von Prozessen mit den durch Sie eingesetzten eGecko Modulen. Unsere Spezialisierung liegt in der Nutzung des Moduls Vertragsmanagement in Verbindung mit Faktura (ERP) und Fibu.
Expertenkenntnisse in:
Beratungsleistungen:
→ Mehr zu eGECKO Trigger & Workflows
Unser Design-Team erstellt für Sie professionelle visuelle Lösungen, die Ihre Marke stärken und Ihre Botschaft effektiv kommunizieren.
Unsere Design-Leistungen umfassen:
Wir automatisieren wiederkehrende Prozesse mit Hilfe von KI und No-Code-Plattformen — und geben dieses Wissen in Schulungen weiter.
Wiederkehrende Aufgaben eliminieren, Prozesse verschlanken, Zeit gewinnen — durch den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz und No-Code-Automatisierung.
KI-Automatisierung bieten wir in zwei gleichwertigen Formaten an: als fertige Lösung, die wir für Sie umsetzen, oder als Wissen, das wir an Sie weitergeben.
Wir analysieren Ihren Prozess, bauen die Automatisierung und übergeben ein laufendes System.
Wir zeigen Ihnen, wie Automatisierung funktioniert — damit Sie selbst Prozesse gestalten können.
Rechnungseingang, Angebotserstellung, Kundenkommunikation — alles automatisierbar, ohne IT-Abteilung.
Wiederkehrende Admin-Aufgaben eliminieren und die gewonnene Zeit in echte Arbeit investieren.
eGecko + Make.com + KI: Trigger, Workflows und Dokumentenverarbeitung auf ein neues Level heben.
Live-Prozess · Make.com + Claude API + Telegram Bot · Einrichtungszeit ca. 30 Minuten
Jede eingehende Rechnung wird automatisch per KI erkannt und als Zusammenfassung direkt auf Ihr Smartphone gesendet — inklusive Absender, Betreff und Rechnungsdetails. Kein manueller Blick ins Postfach mehr nötig.
Eine Rechnung kommt per E-Mail. 60 Sekunden später liegt sie beim Steuerberater, ist im Kalender eingetragen, in Google Tasks dokumentiert und in Gmail korrekt gelabelt. Kein einziger manueller Schritt.
Stack: Make.com · Claude API (Sonnet) · Gmail · Google Tasks · Google Calendar · FTP · SMTP
Vollständige Fallstudie ansehen →Interesse an einem unverbindlichen Erstgespräch?
Jetzt Kontakt aufnehmenKubisch Consulting vereint langjährige Expertise in IT-Beratung und professionellem Design. Unser erfahrenes Team bringt branchenübergreifende Kenntnisse mit und unterstützt Sie bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Projekte.
Unser Consulting-Spezialist verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Projektleitung seit 1998. Mit branchenübergreifender Expertise und circa 15 Jahren Integris-Erfahrung bieten wir fundierte Beratung in allen Bereichen der Unternehmenssoftware.
Unser Design-Team arbeitet branchenübergreifend und spezialisiert sich auf Layoutvorlagen sowie Corporate Design inklusive Merchandise und Kleidungsdesign. Kreativität und professionelle Umsetzung stehen dabei im Mittelpunkt.
Auf Basis eines eigenen Live-Pilotprojekts bieten wir KI-gestützte Prozessautomatisierung für kleine Betriebe, Selbstständige und eGecko-Bestandskunden an — sowohl als fertige Umsetzung als auch als Schulung und Wissensvermittlung.
Wir glauben an die Kraft durchdachter Prozesse und ansprechenden Designs. Unser Ziel ist es, komplexe IT-Herausforderungen zu vereinfachen und gleichzeitig visuell überzeugende Lösungen zu schaffen, die Ihr Unternehmen voranbringen.
E-Mail: info@kubisch.consulting
Mobil: 0160 92848469
Anschrift:
Hermann-Mattern-Promenade 61
14469 Potsdam
Die Rechnungsstellung erfolgt nach Abschluss der Aufgabe oder monatlich. Abrechnung auf Basis Start/Stop der jeweiligen Aufgabe.
Zahlungsziel: 10 Arbeitstage, kein Skonto
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
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Im Rahmen unserer Leistung KI-Automatisierung setzen wir die Claude API des Anbieters Anthropic, PBC (548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104-5401, USA) ein. Hierbei werden Dokumente und Daten, die Sie uns zur automatisierten Verarbeitung übergeben (z. B. Rechnungs-PDFs), an Server von Anthropic in den USA übermittelt und dort durch KI-Modelle verarbeitet.
Rechtsgrundlage der Übermittlung: Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Standardvertragsklauseln der EU-Kommission), soweit Anthropic diese anbietet, sowie auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, die wir vor der Auftragserteilung einholen.
Hinweis zum Datenschutzniveau: In den USA besteht kein dem EU-Recht gleichwertiges Datenschutzniveau. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf die übermittelten Daten zugreifen. Wir weisen ausdrücklich auf dieses Risiko hin.
Umfang der übermittelten Daten: Es werden ausschließlich die Dokumente und Inhalte übermittelt, die für die jeweilige Automatisierungsaufgabe erforderlich sind (z. B. der Inhalt einer Eingangsrechnung). Personenbezogene Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten) werden nicht separat an Anthropic übermittelt, soweit sie nicht Bestandteil des zu verarbeitenden Dokuments sind.
Datenschutzerklärung von Anthropic: https://www.anthropic.com/privacy
Sofern Sie die Verarbeitung Ihrer Daten durch KI-Dienste nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte vor Auftragserteilung mit. Wir werden in diesem Fall gemeinsam eine datenschutzkonforme Alternative erarbeiten.
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Kubisch Consulting und dem Auftraggeber über Beratungsleistungen, Projektmanagement und Design-Services.
Der Vertrag kommt durch schriftliche Bestätigung des Auftrags durch Kubisch Consulting zustande. Mündliche Nebenabreden bedürfen der schriftlichen Bestätigung.
Der Umfang der zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus der jeweiligen Auftragsbestätigung. Änderungen oder Ergänzungen des Leistungsumfangs bedürfen der schriftlichen Vereinbarung.
Die Vergütung erfolgt nach Aufwand auf Basis der vereinbarten Stundensätze. Die Abrechnung erfolgt auf Basis Start/Stop der jeweiligen Aufgabe.
Rechnungsstellung erfolgt nach Abschluss der Aufgabe oder monatlich.
Zahlungsziel: 10 Arbeitstage nach Rechnungsstellung, kein Skonto.
Der Auftraggeber stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung und gewährleistet die Mitwirkung seiner Mitarbeiter.
Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln.
Kubisch Consulting haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, soweit nicht Leben, Körper oder Gesundheit oder die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten betroffen sind.
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Es gilt deutsches Recht. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Potsdam. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit des übrigen Vertrages unberührt.