Handbuch für
die Anwendung

Was der Pendelordner ist

Und ebenso wichtig: was er nicht ist.

Früher wanderte zwischen Betrieb und Steuerbüro ein echter Ordner hin und her — der Pendelordner. Genau diese Rolle übernimmt dieses Programm, nur digital. Es nimmt Belege entgegen, hilft beim Ordnen und Vorkontieren, gleicht sie mit dem Kontoauszug ab und erzeugt am Ende ein Paket, das die Kanzlei direkt in ihre Software einlesen kann.

Was das Programm für Sie erledigt

• Belege einsammeln — automatisch aus einem E-Mail-Postfach und aus einem Google-Drive-Ordner, oder von Hand.
• Belege lesen — eine KI liest Rechnungen aus und schlägt Datum, Betrag, Lieferant, Steuersätze und Konten vor. Sie prüfen und geben frei.
• Zahlungen abgleichen — der Kontoauszug wird eingelesen, und jede Buchung wird mit ihrem Beleg verknüpft. So fällt sofort auf, wo ein Beleg fehlt.
• Auswerten — eine vorläufige BWA, eine Summen- und Saldenliste und eine Vorschau auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Übergeben — ein ZIP mit DATEV-Datei, Anschreiben, Buchungsliste, Prüfliste, allen Beleg-PDFs und den Kontoauszügen im Original.
• Aufbewahren — Schreiben, die keine Rechnung sind (Bescheide, Verträge, Post vom Amt), landen mit Zusammenfassung und Frist im Archiv.

Die wichtigste Regel

Der Monatsrhythmus

Wenn Sie nur eine Seite lesen, dann diese.

Der Alltag besteht aus wenigen, immer gleichen Handgriffen. Alles andere in diesem Handbuch sind Sonderfälle.

Laufend, ein paar Minuten pro Woche

1. Rechnungen ins Postfach schicken lassen. Hinterlegen Sie bei Lieferanten und Portalen die Belegadresse des Betriebs. Was dort ankommt, holt sich das Programm von selbst. Papierbelege und Kassenbons fotografieren Sie und legen das Bild in den Drive-Ordner Buchhaltung/00_Eingang.
2. Belege prüfen. Menüpunkt Belege, Häkchen nur ungeprüft setzen. Jeden Beleg öffnen, Angaben kontrollieren, mit ✓ Prüfen & freigeben abschließen.

Einmal im Monat

1. Kontoauszug einlesen. Menüpunkt Kontoauszüge → ＋ Auszug hochladen. Danach Buchungen zuordnen — das Programm verknüpft, was es sicher erkennt, den Rest ordnen Sie mit zwei Klicks zu.
2. Lücken schließen. Bleibt eine Abbuchung ohne Beleg, fehlt entweder wirklich eine Rechnung — dann anfordern — oder es ist eine Zahlung, zu der es nie eine geben wird (Bankgebühr, Steuer). Dann hinterlassen Sie eine 🗨 Bemerkung, damit die Kanzlei weiß, woran sie ist.

Zum Quartals- oder Monatsende

1. Übergabe erzeugen. Menüpunkt Übergabe, erst 🧪 Probelauf zum Ansehen, dann 📦 Stapel erzeugen & herunterladen.
2. ZIP an die Kanzlei schicken und die Periode schließen.

Die Oberfläche

Aufbau, Menü und wie gespeichert wird.

Anmelden

Die Anwendung ist mit einem Passwort geschützt. Beim allerersten Aufruf einer neuen Installation legen Sie es selbst fest. Ein Benutzername existiert nicht — es gibt genau einen Zugang je Betrieb. Abmelden können Sie sich über die Adresse mit dem Zusatz ?logout.

Menü

Die Periode oben rechts

Über der Ansicht steht ein Auswahlfeld mit dem Monat, zum Beispiel 2026-07. Es steuert, welche Belege die Listen zeigen. Suchen Sie etwas und finden es nicht, ist fast immer der falsche Monat eingestellt — in der Belegliste hilft dann das Häkchen alle Perioden.

Speichern

Übersicht

Die Startseite zeigt auf einen Blick:

• Umsatz des Jahres, netto, nach dem Stand der erfassten Belege
• Offene Forderungen — Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind
• Offene Verbindlichkeiten — Eingangsrechnungen, die Sie noch zahlen müssen
• USt-Zahllast der eingestellten Periode
• Ungeprüfte Belege — Ihre Arbeitsliste
• Buchungen ohne Beleg aus dem jüngsten Kontoauszug

Alle Kacheln sind anklickbar und führen direkt an die passende Stelle. Darunter stehen die nächsten Zahlungen, Termine aus dem Archiv und die zuletzt erfassten Belege.

Belege

Der Kern der Arbeit: prüfen, ergänzen, freigeben.

Woher Belege kommen

Der Einlesedienst läuft nach Zeitplan, meist ein- oder mehrmals täglich. Er legt nie etwas fertig ab: jeder erkannte Beleg ist zunächst ungeprüft.

Die Belegliste

Die Spalten zeigen Nummer, Prüfung, Zahlung, ob eine Bankbuchung verknüpft ist (🔗), Belegdatum, Eingangsdatum, Personenkonto, Belegart, Zahlart, Buchungstext, Betrag, Soll/Haben und ob der Beleg schon übergeben wurde. Über der Tabelle sitzen vier Filter:

• alle Perioden — hebt die Monatsbeschränkung auf
• nur ungeprüft — Ihre Arbeitsliste
• nur unbezahlt — was noch zu zahlen oder einzutreiben ist
• nur Bar/Privat — Auslagen, die zu erstatten sind

Ein Klick auf die Zeile öffnet den Beleg. Ein Klick direkt auf das Zahlungsfeld schaltet den Zahlstatus um, ohne den Beleg zu öffnen.

Einen Beleg prüfen

1. Kopf kontrollieren. Stimmen Belegdatum, Personenkonto, Belegart, Zahlart und Zahlbetrag mit dem Papier überein? Der Zahlbetrag ist der Bruttobetrag, den Sie tatsächlich überweisen.
2. Positionen prüfen. Jede Zeile hat Sachkonto, Steuerschlüssel, Positionstext, Netto und Steuer. Die Summe aller Positionen muss exakt dem Zahlbetrag entsprechen — sonst bleibt die Freigabe gesperrt.
3. Original ansehen. 📄 Beleg-PDF zeigt die Rechnung direkt daneben. Fehlt sie, hängen Sie sie mit 📎 Original anhängen an.
4. Freigeben. ✓ Prüfen & freigeben.

Mehrere Positionen sinnvoll benennen

Hat ein Beleg mehrere Positionen mit gleichem Konto und gleichem Betrag — etwa ein Beitragsbescheid für zwei Jahre —, sehen sie in der Buchungsliste identisch aus und wirken wie eine Doppelbuchung. Geben Sie den Positionen deshalb unterschiedliche Positionstexte („Beitrag 2025", „Beitrag 2026"). Das Programm hängt sie automatisch an den Buchungstext an, und die Übergabe warnt Sie, wenn es nicht unterscheidbar ist.

Die drei Status

Einen Beleg loswerden

• gelöscht / privat — der übliche Weg. Der Beleg bleibt erhalten, ist aber aus allen Auswertungen und Übergaben draußen. Für private Ausgaben, Dubletten und Fehlerkennungen.
• 🗑 endgültig löschen — entfernt den Beleg wirklich. Nur möglich, solange er ungeprüft und die Zahlung offen ist. Eine bestehende Verknüpfung zur Bankbuchung wird dabei mit aufgehoben.

Eigenbeleg

Für betriebliche Ausgaben ohne Fremdbeleg — Parkautomat, Trinkgeld, verlorener Kassenbon. ＋ Eigenbeleg in der Belegliste fragt Datum, Betrag, Empfänger, Art der Ausgabe, betrieblichen Anlass und den Grund ab, warum kein Beleg vorliegt. Daraus entsteht ein unterschriebenes PDF nach § 146 AO. Die Unterschrift hinterlegen Sie einmalig unter Stammdaten → Einstellungen & Zugänge.

Bewirtung

Bewirtungsbelege werden automatisch erkannt und markiert. Ergänzen Sie im Beleg die Teilnehmer (alle, auch sich selbst) und den Anlass. Ohne diese Angaben erkennt das Finanzamt die Bewirtung nicht an — die Übergabe schreibt sie als Zusatzangabe in die DATEV-Datei.

Ausgangsrechnungen

Ihre eigenen Rechnungen an Kunden.

Der Menüpunkt Belege → Ausgangsrechnungen zeigt dieselbe Liste, gefiltert auf alles, was Sie selbst gestellt haben. Das Programm schreibt keine Rechnungen — es erfasst sie. Die Rechnung selbst erstellen Sie wie gewohnt und schicken sie an das Belegpostfach oder legen sie in den Drive-Ordner, dann wird sie automatisch übernommen.

Die Richtung erkennt das Programm daran, wer im Adressfeld steht und wessen Steuernummer als Aussteller genannt ist. Bei verbundenen Firmen mit ähnlichem Namen schaut es genauer hin, damit eine Rechnung von einer Schwesterfirma nicht versehentlich als eigene Ausgangsrechnung gilt.

Dauerbuchungen

Für Zahlungen, die jeden Monat gleich sind.

Miete, Versicherung, Leasing, Kontoführungsgebühr — Beträge, die regelmäßig abgehen, ohne dass jedes Mal eine neue Rechnung kommt. Statt jeden Monat von Hand zu erfassen, legen Sie eine Dauerbuchung an, und das Programm erzeugt den Beleg selbst.

Anlegen

1. Erfassen Sie den Beleg einmal vollständig, mit Konto, Betrag und Positionen.
2. Im geöffneten Beleg auf ↻ Dauerbuchung.
3. Rhythmus angeben: 1 = monatlich, 3 = vierteljährlich, 6 = halbjährlich, 12 = jährlich.
4. Startmonat angeben. Vorgeschlagen wird der Folgemonat des Ursprungsbelegs, denn der deckt seinen eigenen Monat ja schon ab.

Das Programm überspringt einen Monat, wenn dort bereits ein Beleg mit gleichem Personenkonto und gleichem Betrag liegt — Sie bekommen also keine Dublette, wenn Sie einen Monat schon von Hand erfasst hatten. Die Tabelle zeigt, wie viele Belege erzeugt und wie viele Monate übersprungen wurden.

Verwalten

Unter Belege → Dauerbuchungen ändern Sie Rhythmus, Start- und Endmonat, schalten eine Dauerbuchung mit dem Haken aktiv vorübergehend ab oder löschen sie mit ✕. Bereits erzeugte Belege bleiben dabei bestehen.

Personenkonten

Kunden und Lieferanten.

Jeder Geschäftspartner bekommt ein Konto: Debitor für Kunden, Kreditor für Lieferanten. Die Nummern vergibt das Programm fortlaufend. Beim automatischen Belegeingang wird ein Konto angelegt, sobald ein neuer Partner auftaucht — Adresse, USt-ID und IBAN werden aus der Rechnung übernommen, soweit sie dort stehen.

Beim Öffnen eines Kontos sehen Sie alle zugehörigen Belege mit Soll, Haben und Saldo — das Kontoblatt, das auch dem Anschreiben an die Kanzlei beiliegt.

Zwischen Beleg und Konto springen

Die Kontenliste oben ist in der Höhe begrenzt und scrollt in sich; das Kontoblatt steht immer direkt darunter. Springen Sie aus einem Beleg hierher — mit dem Knopf ↗ neben dem Personenkonto oder per Doppelklick auf das Auswahlfeld —, wird das Konto markiert und in der Liste sichtbar gescrollt. Sie sehen also sofort, zu welchem Konto das Blatt darunter gehört, ohne selbst suchen zu müssen.

Aus der Summen- und Saldenliste und aus der aufgeklappten EÜ-Rechnung führt derselbe Weg hierher: ein Klick auf das Personenkonto genügt.

Pflegen

Ergänzen Sie fehlende Angaben, vor allem die IBAN: daran erkennt das Programm später Zahlungen im Kontoauszug. Ein Konto ohne Belege lässt sich mit 🗑 Löschen entfernen.

Kontoauszüge

Der Abgleich zwischen Konto und Belegen.

Erst der Kontoauszug macht die Sache vollständig. Er zeigt, was tatsächlich geflossen ist — und damit auch, wo ein Beleg fehlt. Je Monat gibt es genau einen Auszug, und ein eingelesener Auszug wird nie verändert.

Auszug hochladen

Kontoauszüge → ＋ Auszug hochladen. Zwei Formate werden gelesen:

Nach dem Einlesen meldet das Programm, welche Monate übernommen wurden, wie viele Buchungen je Monat und wie der Endbestand lautet. Bei CSV-Dateien prüft es zusätzlich gegen die Rechnungsabschluss-Zeilen der Bank und sagt Ihnen, ob die Rechnung auf den Cent aufgeht.

Buchungen zuordnen

Im geöffneten Auszug steht oben Buchungen zuordnen. Das Programm verknüpft alles, was es sicher zuordnen kann — über Betrag, Datumsnähe und Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Was übrig bleibt, ordnen Sie selbst zu: ＋ Beleg neben der Buchung, Beleg aus der Liste wählen, fertig. Eine falsche Verknüpfung lösen Sie mit lösen.

Sobald eine Buchung zugeordnet ist, gilt der Beleg als bezahlt.

Buchungen, die keinen Beleg brauchen

Beide werden aus der Prüfung „ohne Beleg" herausgenommen. Liefert Ihre Bank keine Gegen-IBAN im Auszug, tragen Sie zusätzlich einen Erkennungstext ein — ein Wort, das im Empfänger oder Verwendungszweck solcher Buchungen immer vorkommt.

Bemerkung für das Steuerbüro

Für Zahlungen, zu denen es nie einen Beleg geben wird — Kontoführungsgebühr, Steuervorauszahlung, Bußgeld —, klicken Sie 🗨 neben der Buchung und schreiben eine kurze Erklärung. Sie erscheint im Anschreiben in der Spalte Bemerkung, direkt neben der Buchung. Die Kanzlei weiß dann, dass kein Beleg fehlt, sondern keiner existiert.

Das Bank-PDF beilegen

Bei CSV-Auszügen können Sie zusätzlich das PDF der Bank hinterlegen — 📄 PDF beilegen im geöffneten Monat. Für die Kanzlei ist das der lesbare Kontoauszug; die CSV-Datei allein ist dürftig. Deckt ein PDF mehrere Monate ab, fragt das Programm, ob es für alle gelten soll, und legt es trotzdem nur einmal ins Übergabepaket.

Auswertungen

Vier Sichten auf den aktuellen Stand. Beim Öffnen steht die EÜ-Rechnung vorn.

EÜ-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist die Rechnung, aus der am Jahresende der Gewinn wird. Sie ist hier so aufgebaut wie die amtliche Anlage EÜR: die Betriebseinnahmen netto plus die vereinnahmte Umsatzsteuer, die Betriebsausgaben netto plus die gezahlte Vorsteuer.

Die beiden Spalten

Die linke Spalte zeigt nur den Monat, der oben rechts als Periode eingestellt ist. Die rechte Spalte zeigt das Geschäftsjahr bis einschließlich dieses Monats — bei Periode 2026-07 also Januar bis Juli 2026. Wenn Sie die Periode oben umstellen, ändern sich beide Spalten mit; die Überschriften schreiben immer dazu, welcher Zeitraum gerade gemeint ist.

Warum der Schalter „nur bezahlte Belege" hier grau ist

Eine EÜ-Rechnung kennt nur Zufluss und Abfluss. Es zählt also, was tatsächlich bezahlt wurde — eine EÜR „nach Soll" gibt es nicht. Deshalb ist der Schalter auf diesem Reiter fest eingeschaltet und nicht bedienbar. Auf den anderen drei Reitern können Sie ihn weiter umlegen.

Die beiden Zeilen unter „Nachrichtlich"

Ergebnis ohne Umsatzsteuerkreis — dieselbe Rechnung ohne Umsatzsteuer und Vorsteuer. Das ist der betriebswirtschaftlich aussagekräftige Gewinn, denn Umsatzsteuer ist durchlaufender Posten und kein Ertrag.

Umsatzsteuer-Zahllast des Zeitraums — vereinnahmte Umsatzsteuer minus gezahlte Vorsteuer. Genau dieser Betrag geht ans Finanzamt und ist dort im Moment der Zahlung eine Betriebsausgabe. Diese Zahlung entsteht nicht aus einem Beleg und fehlt deshalb oben — der ausgewiesene Gewinn ist um diesen Betrag zu hoch. Die Differenz zwischen den beiden Ergebniszeilen ist genau das.

Aufklappen: von der Zeile bis zum einzelnen Beleg

Doppelklick auf eine Zeile — etwa „Fahrzeugkosten" — zeigt die Sachkonten, aus denen die Summe besteht. Ein weiterer Doppelklick auf ein Konto zeigt jede einzelne Belegposition dahinter. Die Belege des eingestellten Monats sind gelb hinterlegt und mit Periode gekennzeichnet, die übrigen gehören zum kumulierten Wert.

Summen und Salden

Die Summen- und Saldenliste zeigt oben alle bebuchten Sachkonten mit Soll, Haben und Saldo, darunter dasselbe für die Personenkonten. Sie ist kumuliert: vom 1. Januar bis zur eingestellten Periode.

Auch hier öffnet ein Doppelklick auf ein Sachkonto alle Belegpositionen, die darauf gebucht sind. Die Summe unter der aufgeklappten Liste stimmt immer mit der Zeile darüber überein — so lässt sich jeder Saldo bis zum Beleg zurückverfolgen.

Ein einfacher Klick auf ein Personenkonto in der unteren Tabelle springt direkt in dessen Kontoblatt.

BWA und Umsatzsteuer-Vorschau

Die BWA stellt Erlöse und Kostenarten Monat für Monat nebeneinander und rechnet rechts das Jahr auf — gut, um Ausreißer zu finden. Die USt-Vorschau zeigt je Monat und Quartal, was die Voranmeldung ergäbe. Auf beiden Reitern wirkt der Schalter nur bezahlte Belege (Ist).

Als PDF aufheben

Zum Aufheben oder Weitergeben nutzen Sie den Knopf ⤓ Als PDF speichern oben und wählen im Druckdialog „Als PDF sichern". In der Kopfzeile stehen Firma, Zeitraum und Erstellungsdatum. Aufgeklappte Zeilen werden mitgedruckt — wenn Sie ein sauberes Blatt wollen, klappen Sie sie vorher wieder zu.

Archiv: Suchen und Schreiben

Wo Sie wiederfinden, was Sie brauchen.

Belegsuche

Archiv → Belegsuche durchsucht alle Perioden und Jahre auf einmal. Sie können mehrere Kriterien kombinieren:

• Beleg-Nr — auch nur ein Teil, etwa 0042
• Personenkonto — Name oder Nummer
• Beschreibung — sucht im Buchungstext
• Status — ungeprüft, geprüft, gelöscht, offen, in Prüfung, bezahlt
• Betrag von / bis und Datum von / bis

Suchen zeigt die Treffer, ein Klick öffnet den Beleg, Zurücksetzen leert die Felder.

Archivierte Schreiben

Nicht jede Post ist eine Rechnung. Bescheide, Verträge, Mitteilungen von Ämtern und Versicherungen landen als Schreiben im Archiv, mit eigener Nummer (D-JJJJ-NNNN). Der Einlesedienst erzeugt dazu automatisch:

• Absender, Betreff und Datum
• eine Kategorie — Amt, Polizei, Finanzamt, Privat, Versicherung, Bank, Vertrag, Sonstiges
• Schlagworte zum Wiederfinden
• eine Zusammenfassung in zwei bis vier Sätzen
• eine Frist, wenn im Schreiben ein Termin genannt ist

Über dem Listenkopf suchen Sie in Absender, Betreff, Schlagworten und Zusammenfassung. Den Status setzen Sie selbst auf offen oder erledigt. 📄 Original zeigt das gescannte Schreiben.

Wenn eine Mahnung kommt

Eine Mahnung ist buchhalterisch normalerweise kein eigener Beleg — gebucht wird die ursprüngliche Rechnung. Zum Beleg wird sie erst, wenn Mahngebühren oder Säumniszuschläge darauf stehen: die sind zusätzlicher Aufwand ohne Vorsteuer.

Übergabe an das Steuerbüro

Das Paket schnüren — der wichtigste Vorgang im Monat.

Die Übergabe erzeugt eine ZIP-Datei mit allem, was die Kanzlei braucht, und schreibt die enthaltenen Belege fest. Die Ansicht führt Sie in nummerierten Karten durch den Ablauf.

1 · Voraussetzungen

Berater- und Mandantennummer müssen eingetragen sein, sonst weist DATEV den Import ab. Beides steht auf jedem Schreiben der Kanzlei und wird unter Stammdaten → Steuerbüro & DATEV gepflegt. Die Karte zeigt grün bereit oder gelb unvollständig.

2 · Dieser Stapel

Hier stehen die Belege, die mitgehen. Ein Beleg kommt nur hinein, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

1. Prüfung steht auf geprüft
2. Zahlung steht auf bezahlt
3. er ist noch nicht als übergeben markiert
4. sein Belegdatum liegt im gewählten Wirtschaftsjahr

Darunter meldet die Karte Auffälligkeiten: Belege ohne Personenkonto, ohne Positionen, mit abweichender Positionssumme oder mit nicht unterscheidbaren Positionen. Diese Hinweise sollten vor dem Export erledigt sein.

Anschreiben für

Der Zeitraum im Anschreiben richtet sich sonst nach dem jüngsten Belegdatum im Stapel — ein einzelner Beleg mit späterem Datum verschiebt also das ganze Schreiben. Tragen Sie im Feld Anschreiben für den gewünschten Monat ein, dann steht dort genau der. Leer lassen heißt automatisch.

3 · Anschreiben an das Steuerbüro

Das Begleitschreiben entsteht automatisch: Absender, Faktenblock, Kontoblatt und die Liste der nicht zugeordneten Kontobewegungen. Je Kapitel können Sie einen eigenen Zwischentext hinterlegen. 👁 Vorschau zeigt den fertigen Brief, ohne etwas zu markieren.

Der Datumsschalter Kontoumsätze ab in den Stammdaten bestimmt, ab wann Kontobewegungen und Auszugsdateien überhaupt berücksichtigt werden. Nach jeder Übergabe rückt er automatisch weiter.

4 · Noch nicht dabei

Was aus dem Stapel herausfällt und warum: ungeprüfte Belege und geprüfte, die noch nicht bezahlt sind. Eine gute Endkontrolle vor dem Erzeugen.

Erzeugen

1. 🧪 Probelauf — erzeugt dieselbe ZIP zum Ansehen, markiert aber nichts. Die Dateinamen tragen den Zusatz PROBELAUF. Machen Sie das immer zuerst.
2. Prüfliste und Anschreiben im Probelauf durchsehen.
3. 📦 Stapel erzeugen & herunterladen — jetzt ist es echt: die Belege werden festgeschrieben, der Download startet.
4. ZIP an die Kanzlei schicken.

Was im Paket liegt

5 · Periode schließen

Ist ein Monat vollständig übergeben, schließen Sie ihn. Eine geschlossene Periode nimmt nichts Neues mehr auf. Das Programm schließt Perioden nach einer Übergabe automatisch, wenn dort nichts Offenes mehr liegt.

Frühere Übergaben

Jeder erzeugte Stapel bleibt in der Liste stehen und lässt sich beliebig oft neu herunterladen. Praktisch, wenn die Kanzlei eine Datei nicht mehr findet — die ZIP wird identisch neu erzeugt, weil dabei nur gelesen wird.

Stammdaten

Einmal einrichten, selten anfassen.

Belegarten & Zahlarten

Belegarten hängen am Kontotyp: für Kunden Ausgangsrechnung und Ausgangsgutschrift, für Lieferanten Eingangsrechnung und Eingangsgutschrift. Zahlarten beschreiben, wie gezahlt wurde — Firmenkonto, Bar / Privat verauslagt, PayPal. Beide Listen sind erweiterbar.

Sachkonten

Die Konten des Kontenrahmens mit Nummer, Bezeichnung und Art (Erlös oder Aufwand). Die mitgelieferte Liste deckt die üblichen Fälle ab; fehlt eines, tragen Sie es nach — die Nummer muss zu dem Kontenrahmen passen, den die Kanzlei führt.

Buchungsperioden

Die Monate. Neue Perioden entstehen automatisch, sobald ein Beleg oder Kontoauszug für einen neuen Monat hinzukommt. Hier schließen und öffnen Sie sie.

Private & eigene Konten

Zwei Listen, die den Kontoauszug entlasten — siehe Kontoauszüge. Je Eintrag geben Sie eine Bezeichnung, einen Erkennungstext und optional die IBAN an.

Steuerbüro & DATEV

Einstellungen & Zugänge

Zeigt, welches Postfach überwacht wird, nach welchem Zeitplan, welches KI-Modell die Belege liest und wo die Daten liegen. Hier hinterlegen Sie auch die Unterschrift für Eigenbelege und finden den Schalter Adminmodus.

Adminmodus

Werkzeuge für Sonderfälle.

Vier Funktionen sind im Alltag nicht sichtbar, weil sie sich schlecht zurücknehmen lassen. Sie erscheinen erst, wenn Sie unter Stammdaten → Einstellungen & Zugänge den Haken bei Adminmodus setzen — und verschwinden wieder, sobald Sie ihn entfernen. Der Schalter bleibt so lange stehen, bis Sie ihn selbst umlegen; ein Passwort gibt es bewusst nicht.

Altbestand abschließen

Der wichtigste Handgriff beim Start einer neuen Installation. Wenn die Kanzlei frühere Zeiträume bereits gebucht hat, dürfen deren Belege nicht noch einmal übergeben werden. Sie geben einen Stichtag an, und das Programm:

1. markiert alle Belege mit früherem Belegdatum als übergeben,
2. schließt Perioden, in denen danach nichts Offenes mehr liegt,
3. fragt, ob die Kontoauszüge davor entfernt werden sollen,
4. setzt den Stichtag für die Kontoumsätze mit.

Wenn etwas nicht stimmt

Die häufigsten Fälle und was dahintersteckt.

Kleines Wörterbuch

Begriffe, die im Programm vorkommen.