Verfahrens­dokumentation
Pendelordner

Zweck, Geltungsbereich und Einordnung

Wofür diese Dokumentation gilt — und was das System ausdrücklich nicht ist.

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt, wie im Unternehmen Ulf Kubisch IT-Beratung mit dem selbst entwickelten System „Pendelordner“ Belege digital empfangen, aufbereitet, geprüft, den Zahlungen zugeordnet, an die Steuerkanzlei übergeben und aufbewahrt werden. Sie orientiert sich an den Anforderungen der GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Steuerliche Rahmenbedingungen

• Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung)
• Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Kontenrahmen SKR03

Verantwortlichkeiten

Wer welchen Teil des Verfahrens trägt.

Systemübersicht

Woraus das System besteht und wo es läuft.

Der „Pendelordner“ ist eine selbst entwickelte Webanwendung (PHP, dateibasiert, ohne externe Datenbank) auf einem gemieteten Webserver. Der Zugriff erfolgt ausschließlich per HTTPS und Passwort-Anmeldung. Automatisierte Dienste sind durch geheime Zugriffstoken geschützt.

Belegeingang

Auf welchen Wegen Belege ins System kommen — und wie sie identifiziert werden.

• Elektronische Rechnungen (PDF, einschließlich E-Rechnung und ZUGFeRD) gehen an ein ausschließlich dafür genutztes E-Mail-Postfach.
• Papierbelege werden zeitnah mit dem iPhone gescannt und im Drive-Ordner 00_Eingang abgelegt. Sammel-Scans mit mehreren Belegen werden im System seitenweise den einzelnen Belegen zugeordnet.
• Jeder Beleg erhält automatisch eine fortlaufende, eindeutige Belegnummer nach dem Muster B-JJJJ-NNNN und den Eingangszeitstempel. Die Originaldatei wird unverändert im Belegarchiv gespeichert.

Aufbereitung: KI-Erkennung und menschliche Prüfung

Was die Maschine vorschlägt — und was ein Mensch entscheidet.

Die KI-Erkennung extrahiert aus jedem Beleg die Stammdaten (Geschäftspartner mit Anschrift und USt-ID, Belegdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze) und schlägt Sachkonto, Steuerschlüssel und Zahlart vor. Jeder automatisch angelegte Beleg trägt den Status ungeprüft.

Was das System dabei erzwingt

• Summengleichheit. Die Positionssummen (netto zuzüglich Steuer) müssen exakt dem Zahlbetrag entsprechen, sonst ist keine Freigabe möglich.
• Bewirtungsbelege nach § 4 Abs. 5 EStG. Ohne Teilnehmer und Anlass keine Freigabe.
• Pflichtangaben. Personenkonto und ein Zahlbetrag größer null.
• Auffälligkeiten aus der Erkennung — etwa Auslandsbeleg oder fehlende Umsatzsteuer — werden als Warnhinweis am Beleg angezeigt, bis sie geprüft sind.

Zahlungszuordnung

Der Abgleich mit dem Bankkonto — Grundlage der Ist-Versteuerung.

• Die Bank-Kontoauszüge werden monatlich als CAMT.053-Originaldateien importiert und unverändert gespeichert.
• Jede Kontobewegung wird einem Beleg zugeordnet: automatischer Vorschlag nach Betrag, Datum und Partner, manuelle Bestätigung. Die Verknüpfung setzt den Beleg auf bezahlt und hält die Bankreferenz (AcctSvcrRef) fest.
• Barzahlungen und privat verauslagte Beträge werden über die Zahlart Bar / Privat verauslagt gekennzeichnet und gegen das Privatkonto (1890) gebucht; PayPal-Zahlungen entsprechend.

Übergabe an die Steuerkanzlei

Wie das Paket entsteht und was es enthält.

Inhalt des Übergabepakets

Die Übergabe erzeugt eine ZIP-Datei mit:

• DATEV-Buchungsstapel (EXTF, Festschreibung aktiviert)
• Personenkonten-Stammdaten
• Begleitschreiben als PDF mit Summen- und Saldenaufstellung der übergebenen Belege
• detaillierter Buchungsliste als PDF
• allen Beleg-PDFs — der Dateiname beginnt mit der Belegnummer und entspricht damit dem DATEV-Belegfeld 2
• Ausgangsrechnungen in einem eigenen Ordner
• Original-Kontoauszügen
• einer Prüfliste

Prüfliste und Nachvollziehbarkeit

Die Prüfliste dokumentiert je Übergabe: Stapelkennung, Beleganzahl, Summen, Warnungen, fehlende Beleg-Dateien und Besonderheiten — etwa „Eigenbeleg erstellt“, „Seite aus Sammel-Scan herausgetrennt“ oder „Scan für die Übergabe verkleinert“.

Übergebene Belege werden mit Stapelkennung und Status übergeben festgehalten und sind gegen erneute Übergabe gesperrt. Jede Übergabe-ZIP lässt sich anhand der Stapelkennung unverändert erneut erzeugen.

Perioden schließen

Vollständig übergebene Perioden werden geschlossen. Das Schließen ist eine reine Markierung — es werden dabei keine Belege verändert oder gelöscht. Ein Probelauf-Modus erzeugt dieselben Unterlagen mit deutlicher Kennzeichnung, ohne Belege zu markieren.

Eigenbelege

Wenn kein Fremdbeleg vorliegt.

Ist ein Fremdbeleg nicht oder nicht mehr vorhanden, wird ein Eigenbeleg erstellt — Grundsatz aus § 146 AO. Das System erzeugt dafür ein formales Eigenbeleg-PDF mit allen Angaben: Datum, Zahlungsempfänger, Zweck, Betrag, Begründung des fehlenden Belegs und Unterschrift. Es wird der Übergabe beigelegt; in der Prüfliste wird der Beleg ausdrücklich als Eigenbeleg ausgewiesen.

Korrekturen

Was geändert werden darf — und ab wann nicht mehr.

• Vor der Freigabe sind Belegdaten frei korrigierbar. Die Originaldatei bleibt dabei stets unverändert.
• Inhaltliche Abweichungen zwischen Belegbild und Buchung — etwa eine Preisminderung nach Reklamation oder ein offensichtlicher Druckfehler des Kassenterminals — werden im Buchungstext des Belegs dokumentiert, sodass die Abweichung für Kanzlei und Betriebsprüfung nachvollziehbar ist.
• Doppelt erkannte Belege werden nicht entfernt, sondern mit Begründung auf den Status gelöscht gesetzt — Storno-Prinzip. Die Belegnummer bleibt vergeben und lückenlos nachvollziehbar.

Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Datensicherung

Wie der Bestand geschützt wird.

• Original-Belegdateien werden nach dem Eingang nicht verändert. Für die Übergabe-ZIP erzeugte verkleinerte oder seitenweise getrennte Fassungen sind Kopien — das Original bleibt im Belegarchiv.
• Der DATEV-Buchungsstapel wird mit aktiviertem Festschreibekennzeichen übergeben.
• Der Erkennungsdienst protokolliert jeden Lauf — Quelle, Datei, Ergebnis — in einer Logdatei.

Aufbewahrungsfristen

Beginn jeweils mit Schluss des Kalenderjahres. Maßgeblich ist die Abstimmung mit der Kanzlei.

Datensicherung

Nach dem 3-2-1-Prinzip: Live-Server, lokales Abbild auf dem Arbeitsrechner und eine zusätzliche Kopie auf externer Platte oder in der Cloud.

Ergänzend ist ein jährlicher Archiv-Export je Wirtschaftsjahr vorgesehen — alle Original-PDFs, Datenstand, DATEV-Dateien, Kontoauszüge sowie eine SHA-256-Prüfsummenliste als Unveränderbarkeitsnachweis.

Internes Kontrollsystem

Die eingebauten Kontrollen und was sie bewirken.

Pflege dieser Dokumentation

Wann fortgeschrieben wird — und was sich bisher geändert hat.

Diese Dokumentation wird bei wesentlichen Verfahrensänderungen fortgeschrieben — neue Eingangskanäle, geänderte Übergabelogik, neue Firmen-Instanzen. Änderungen werden mit Datum und Version in der folgenden Tabelle festgehalten.